Jak efektywnie udostępniać lub wysyłać dokumenty Google pocztą e-mail

Send Google Docs Email Featured

W dzisiejszych czasach w świecie zawodowym istnieje wiele sposobów komunikowania się ze sobą, takich jak LinkedIn czy Slack. Jednak pomimo tego, że jest jednym z najstarszych środków komunikacji w Internecie, zaufana poczta e-mail pozostaje jednym z najlepszych sposobów omawiania spraw przez profesjonalistów.

Jeśli jesteś zagorzałym użytkownikiem Dokumentów Google, możesz chcieć wiedzieć, jak wysłać Dokument Google pocztą e-mail. W rzeczywistości istnieje wiele sposobów na wysłanie dokumentu Google w wiadomości e-mail i udostępnienie go innym. Omówimy je wszystkie poniżej.

Jako zaproszenie

Jeśli chcesz po prostu wysłać zaproszenie do przeglądania Dokumentu Google:

  1. Kliknij niebieski przycisk „Udostępnij” w prawym górnym rogu.
Jak efektywnie udostępniać lub wysyłać dokumenty Google za pomocą przycisku udostępniania e-mail?
  1. W oknie dialogowym „Udostępnij osobom i grupom” wprowadź adresy e-mail osób, którym chcesz to udostępnić. Jeśli masz je w swoich kontaktach, możesz to zrobić za pomocą nazw.
Jak efektywnie udostępniać lub wysyłać dokumenty Google za pośrednictwem poczty e-mail Udostępnij ludziom?
  1. Kliknij ikonę Ustawienia w prawym górnym rogu, aby wybrać poziom dostępu, jaki będą mieli Twoi odbiorcy. Domyślnie mają wszystkie uprawnienia, ale możesz je ograniczyć, zaznaczając lub odznaczając odpowiednie opcje.
Jak efektywnie udostępniać lub wysyłać dokumenty Google za pośrednictwem opcji udostępniania e-mail?

„Edytor” może zrobić z dokumentem prawie wszystko, w tym zmienić go. „Przeglądający i komentatorzy” nie mogą niczego zmieniać, ale mogą dodawać komentarze, takie jak dodanie notatki o czymś, co należy zmienić w dokumencie.

Wprowadzając adres e-mail, możesz również dodać wiadomość do zaproszenia. Ta opcja nie pojawia się jednak automatycznie.

  1. Kliknij adres e-mail lub najedź na niego, aż zobaczysz go po raz drugi pod polem tekstowym adresu e-mail.
  2. Kliknij drugi e-mail, aby wyświetlić więcej opcji, w tym pole wiadomości.
Jak efektywnie udostępniać lub wysyłać dokumenty Google za pośrednictwem poczty e-mail Udostępnij e-mail
  1. Dodaj wiadomość i kliknij menu rozwijane uprawnień obok adresu e-mail, aby wybrać poziomy uprawnień.
  2. Kliknij „Wyślij”, gdy będziesz zadowolony ze zmian.
Jak efektywnie udostępniać lub wysyłać dokumenty Google przez e-mail Udostępnij e-mail Wyślij

Jeśli chcesz umieścić łącze w wiadomości e-mail, możesz utworzyć łącze bezpośrednio do Dokumentu Google, aby ludzie mogli go przeczytać. Aby uzyskać link, kliknij niebieski przycisk „Udostępnij” obok swojego zdjęcia profilowego w prawym górnym rogu. Tym razem użyjesz sekcji „Pobierz link”.

Jak efektywnie udostępniać lub wysyłać dokumenty Google za pośrednictwem poczty e-mail Uzyskaj link

Domyślnie Dokumenty Google podają link, który umożliwia innym przeglądanie Twojego dokumentu. Jest ustawiony na „Ograniczone”, co oznacza, że ​​musisz również udostępnić Dokument Google, korzystając z powyższego procesu. Pomaga to uniemożliwić dostęp do dokumentu innym osobom, które mogą uzyskać dostęp do łącza. Jeśli to ustawienie jest w porządku, kliknij „Kopiuj łącze”.

Czytać  Jak włączyć weryfikację dwuetapową w aplikacji Telegram

Jeśli chcesz zmienić osoby, które mogą otwierać łącze i ich poziomy dostępu, kliknij „Zmień na każdego, kto ma łącze” tuż pod „Ograniczone”. Następnie dostosuj poziom dostępu. Po zakończeniu kliknij „Kopiuj link”.

Jak skutecznie udostępniać lub wysyłać dokumenty Google pocztą e-mail Uzyskaj link każdemu 1

Aby link wyglądał profesjonalnie w wiadomości e-mail, spróbuj osadzić go w tekście, aby przebiegał bardziej naturalnie.

Jako załącznik

Jeśli wolisz dołączyć kopię dokumentu do wiadomości e-mail, możesz to zrobić bezpośrednio z Dokumentów Google. Jeśli jesteś zalogowany w Dokumentach Google na to samo konto, z którego chcesz wysyłać e-maile, nie musisz niczego pobierać — po prostu wyślij to od razu!

Aby to zrobić, kliknij „Plik”, a następnie „E-mail”. Wybierz „Wyślij e-mailem ten plik”.

Jak efektywnie udostępniać lub wysyłać dokumenty Google pocztą e-mail e-mailem?

Pojawi się okno z prośbą o e-mail oraz temat i treść. Zwróć uwagę, że nie możesz tutaj dodać e-maila, który chcesz wysłać; dzieje się tak, ponieważ Dokumenty Google zakładają, że chcesz je wysłać z konta Google, na które jesteś zalogowany.

Jak efektywnie udostępniać lub wysyłać dokumenty Google za pośrednictwem poczty e-mail Opcje e-mail

Wybierając sposób wysłania dokumentu Google jako załącznika w wiadomości e-mail, dostępnych jest kilka formatów. Kliknij menu rozwijane „PDF” u dołu okna wiadomości e-mail, aby wybrać sposób wysłania.

Jak efektywnie udostępniać lub wysyłać dokumenty Google za pośrednictwem poczty e-mail w formatach e-mail?

Gdy skończysz, kliknij „Wyślij”, a Dokumenty Google automatycznie wyślą Twój dokument jako załącznik do wymienionych e-maili.

W treści wiadomości e-mail

W podobny sposób, jeśli chcesz wysłać cały artykuł w treści samej wiadomości e-mail, możesz to zrobić również za pośrednictwem Dokumentów Google. Postępuj tak samo, jak wysyłanie wiadomości e-mail jako załącznika. Sprawdź jednak „Nie dołączaj. Dołącz treść do wiadomości e-mail” pod polem Wiadomość. Tutaj również zakłada się, że chcesz wysłać wiadomość e-mail z konta, na którym jesteś aktualnie zalogowany.

Jak skutecznie udostępniać lub wysyłać dokumenty Google za pośrednictwem poczty e-mail w ciągu

Często Zadawane Pytania

1. Dlaczego nie mogę nacisnąć „Wyślij” podczas załączania pliku Dokumentów Google?

Gdy dołączasz lub wysyłasz plik Dokumentów Google w wiadomości e-mail, przycisk Wyślij nie będzie aktywny, dopóki nie wprowadzisz adresu e-mail odbiorcy i treści wiadomości.

Czytać  10 przydatnych kanałów YouTube, które nauczą Cię kodować

Jeśli to zrobiłeś i nadal nie możesz użyć przycisku Wyślij, upewnij się, że używasz prawidłowego adresu e-mail Google. Chociaż możesz założyć konto Google przy użyciu prawie dowolnego adresu e-mail, potrzebujesz konta Gmail lub poczty e-mail Google Workspace, aby wysyłać wiadomości e-mail bezpośrednio z Dokumentów Google.

Na przykład mam konto Google pod adresem e-mail „yahoo.com”. Nie mogę wysyłać załączników do wiadomości e-mail po zalogowaniu się na to konto e-mail. Zamiast tego muszę użyć mojego adresu „gmail.com”.

2. Czy mój dokument straci formatowanie podczas wysyłania w innym formacie?

Ogólnie rzecz biorąc, Dokumenty Google dobrze sobie radzą z konwertowaniem dokumentów na wymienione formaty. Jednak zawsze istnieje ryzyko utraty części formatowania, zwłaszcza po przejściu z Dokumentów Google na Microsoft Word. To samo dotyczy konwertowania dokumentu Google do dokumentu Microsoft Word podczas pobierania.

Jeśli szukasz najlepszego sposobu na wysłanie dokumentu Google e-mailem bez problemów z formatowaniem, wybierz PDF. Chociaż odbiorca nie może edytować pliku, powinien on wyglądać dokładnie tak samo, jakbyś go wydrukował.

Jeśli nie masz pewności co do formatowania, spróbuj najpierw wysłać plik do siebie lub na alternatywny adres e-mail, aby sprawdzić, jak wygląda.

3. Czy mogę usunąć dostęp do dokumentu Google lub zmienić uprawnienia po dodaniu?

Tak. Jeśli udostępniłeś link innemu użytkownikowi, otwórz opcje „Udostępnij” w prawym górnym rogu. Możesz zmienić uprawnienia dla poszczególnych użytkowników i usunąć dostęp, klikając pole rozwijane obok ich nazwy lub adresu e-mail.

Jak skutecznie udostępniać lub wysyłać dokumenty Google za pośrednictwem poczty e-mail Usuń

Jeśli udostępniłeś link innym osobom za pomocą opcji „Pobierz link”, upewnij się, że jest on ustawiony na „Ograniczone”. Następnie możesz usunąć wszystkich dodanych użytkowników. Jeśli nie masz dodanych użytkowników, nikt, kto ma link, nie będzie już mógł uzyskać dostępu do pliku.

Kredyt obrazu: Aplikacja Dokumenty Google na ekranie s8 w kieszeni niebieskich dżinsów przez 123RF

Czy ten artykuł jest przydatny?

Zapisz się do naszego newslettera!

Nasze najnowsze samouczki dostarczane prosto do Twojej skrzynki odbiorczej